Hur skapar vi möten som ger mer än vad de kostar?

”Kan du säga det igen?” ”Vi hör inte er i rummet.” ”Vad bestämde vi egentligen?”

Vi är många som känner igen oss och konsekvenserna av teknikstrulet är större än några förlorade minuter. En rapport från Jabra Research Institute visar hur brister i möteskultur och teknik påverkar både arbetstid, energi och möjligheten att vara delaktig.

Möten behövs för att fatta beslut, lösa problem och föra arbetet framåt. Ändå lämnar vi ibland mötesrummet med fler frågor än svar.

I rapporten The Cost of Bad Meetings uppger deltagarna att de lägger i genomsnitt åtta timmar i veckan på möten. Hela 58 procent av den tiden upplevs som onödig. Enligt rapportens beräkning motsvarar det omkring 26 arbetsdagar per person och år.

Det väcker en viktig fråga: hur skapar vi möten som ger mer tillbaka än de tar?

När teknikstrul blir en del av vardagen

Ett möte börjar några minuter sent eftersom ljudet inte fungerar. Någon behöver byta anslutning. En deltagare på distans missar en del av samtalet och ber om en upprepning.

Var för sig kan problemen verka små. Men när de återkommer påverkar de både mötets flyt och deltagarnas fokus.

Enligt Jabras rapport drabbas tre av fyra hybridmöten av minst ett tekniskt problem. I rapportens beräkningsmodell går nästan elva minuter per hybridmöte förlorade på teknikstrul.

Bra mötesteknik behöver därför vara anpassad till hur rummet faktiskt används. Hur många ska delta? Var sitter de? Ska människor kunna röra sig och presentera? Och hur upplever den som ansluter på distans mötet?

Svar på de frågorna hjälper till att avgöra vilken lösning för ljud, bild och video som passar.

Att vara uppkopplad är inte samma sak som att vara delaktig

I ett hybridmöte delar deltagarna samma möte, men inte alltid samma förutsättningar.

De som sitter i rummet kan uppfatta små kommentarer, se vem som vill säga något och följa samtal runt bordet. För den som deltar på distans kan samma situation vara betydligt svårare.

I Jabras undersökning uppger ungefär hälften av distansdeltagarna att de återkommande blir bortglömda, överröstade eller exkluderade.

Tydligt ljud och en bild som gör det lätt att följa samtalet är därför viktiga förutsättningar för delaktighet. Samtidigt behöver mötesledaren aktivt bjuda in dem som deltar på distans och se till att diskussioner i rummet når alla.

Ett bra hybridmöte behöver fungera från båda sidor av skärmen.

AI behöver ett bra möte att arbeta med

AI kan hjälpa till att sammanfatta möten, transkribera samtal och fånga upp uppgifter. I Jabras undersökning har 75 procent provat AI-genererade mötessammanfattningar, men bara 27 procent använder dem regelbundet.

Ett av de största hindren är tilliten till att resultatet blir korrekt.

Rapportens budskap är att AI behöver en fungerande grund. Om deltagarna inte hörs tydligt, pratar i mun på varandra eller lämnar beslut oklara blir även underlaget för AI sämre.

Bra ljud, tydlig mötesledning och konkreta beslut är alltså viktiga också när AI blir en del av mötesvardagen.

Börja med behovet bakom mötet

Alla möten behöver inte ha samma form. Ett beslutsmöte, en workshop och en informationsuppdatering har olika syften och behöver olika upplägg.

Ibland är ett möte rätt väg. I andra fall fungerar ett mejl, en uppdatering på intranätet eller en inspelad genomgång bättre.

För möten som behöver hållas är en bra utgångspunkt att:

• Tydliggöra vad deltagarna ska få ut av mötet.
• Anpassa upplägg och teknik efter rummet och arbetssättet.
• Säkerställa att alla kan höra, synas och bidra.
• Dokumentera beslut och nästa steg.
• Följa upp återkommande teknikproblem så att de kan åtgärdas.

Kostnaden för ett dåligt möte slutar inte när mötet avslutas.

Ta del av den fullständiga rapporten idag!

Vi hjälper er att skapa bättre mötesmiljöer

På AVS börjar vi med att förstå er verksamhet och hur ni vill arbeta. Utifrån era behov hjälper vi er att skapa mötesmiljöer där ljud, bild och video stödjer samtalet.

Vi finns med genom hela processen – från behovsanalys och rådgivning till installation, driftsättning, utbildning och service.

Känner ni igen utmaningarna? Kontakta oss på AVS så tittar vi tillsammans på hur era mötesrum kan ge bättre förutsättningar för tydliga, inkluderande och effektiva möten.

AVS i Sverige AB ramavtalsleverantör till Adda

Med Addas ramavtal AV-produkter och tjänster 2022 kan du enkelt beställa AV-utrustning med tillhörande installation, utan att genomföra en egen upphandling eller förnyad konkurrensutsättning.

Handla på Adda Ramavtal redan idag

Läs mer och registrera dig för att kunna handla på Adda ramavtal  →