AVS värnar om din integritet och skyddar dina personuppgifter

1.1 Vem omfattas av denna informationstext?

Vi behandlar personuppgifter om följande personkategorier:

• Representanter/kontaktpersoner för befintliga och potentiella kunder.

• Representanter/kontaktpersoner för organisationer som tillhandahåller produkter och tjänster till oss (leverantör och potentiell leverantör).

• Personer som arbetar för oss som konsulter.

• Andra personer som är i kontakt med oss eller besöker vår webbplats.

1.2 Vilken typ av personuppgifter behandlar vi?

 

2.1 Kommunikation med potentiell kund eller potentiell leverantör

För att kunna kommunicera med potentiella kunder eller potentiella leverantörer kommer vi att behandla kontaktuppgifter, företagsinformation samt korrespondens och dokumentation om representanter/kontaktpersoner hos organisationen. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att bedriva näringsverksamhet och vidta åtgärder innan vi ingår ett avtal med en kund eller leverantör (artikel 6.1 (f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge vi har en pågående ömsesidig dialog och som längst i 24 månader därefter. Om vi har ingått ett avtal med den organisation du representerar inom den nämnda tidsperioden gäller de lagringstider som anges i punkt 2.2 nedan. Rörande rent marknadsföring se punkt 2.8 nedan.

2.2 Avtalsenliga skyldigheter gentemot kund eller leverantör

För att kunna ingå avtal med en kund eller leverantör och hantera den efterföljande affärsrelationen (t.ex. uppfylla villkoren i avtalet, betala för inköpta tjänster eller tillhandahålla våra egna tjänster, upprätta, utfärda och spara dokument samt leda, fördela och samordna arbetet). De uppgifter vi behandlar för nämnda ändamål är kontaktuppgifter, företagsinformation, information om kvalifikationer (endast konsulter), korrespondens och dokumentation om dig som konsult eller representant/kontaktperson för leverantören/kunden. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna ingå och fullgöra avtal med leverantören/kunden (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att behålla dina personuppgifter under den period som vi har ett avtal med den organisation du representerar och i 24 månader därefter. Notera att personuppgifterna även bevaras för de ändamål som anges i punkt 2.12 nedan.

2.3 Hålla våra kundregister korrekta och uppdaterade

Det är avgörande för vår verksamhets framgång att vi har uppdaterade och korrekta kundregister och vi arbetar därför kontinuerligt med att hålla våra register korrekta och uppdaterade. När vi förvaltar våra kundregister behandlar vi kontaktuppgifter, korrespondens och dokumentation, företagsinformation om leverantören/kunden. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att ha korrekt och uppdaterad information om dig som kontaktperson (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra.

2.4 Tillgång till interna system och lokaler för konsulter

För att kunna ge de konsulter behörighet till våra interna system och program samt ge dem tillgång till våra lokaler kommer vi att behandla konsulternas kontaktuppgifter. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna ge dig tillgång till de system, program och lokaler som konsulten behöver tillgång till för att kunna utföra ditt uppdrag (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att behålla dina personuppgifter så länge du utför konsultuppdraget åt oss.

2.5 När du besöker vår webbplats

För att kunna tillhandahålla, driva, underhålla, förbättra och anpassa vår webbplats använder vi cookies och liknande spårningstekniker (gemensamt ”Cookies”). Cookies används för att lagra information om dina inställningar och de sidor du besöker, både på vår webbplats och på andra webbplatser i syfte att, bland annat, optimera din surfupplevelse samt för att förbättra webbplatsens funktioner. Webbplatsen innehåller nödvändiga-, funktionella-, statistiska/analys- och marknadsföringscookies.

Beroende på dina cookie-inställningar kommer vi att behandla statistisk information och information för analys om dig som webbplatsbesökare. Den rättsliga grunden för vår behandling av personuppgifter som samlas in via cookies är ditt samtycke (artikel 6.1 (a) GDPR). Om du har samtyckt till icke nödvändiga cookies kan du när som helst återkalla ditt samtycke. Det gör du genom att klicka på den lilla ”kaksymbolen” nere i vänstra hörnet på webbplatsen där du kan ändra dina inställningar i kontrollpanelen.

För ytterligare information om vår användning av cookies, se vår cookieinformation på vår webbplats (klicka på ”kaksymbolen”), som innehåller en detaljerad lista över de cookies vi använder, lagringsperioder m.m.

2.6 AVS webbshop

För att kunna ge behörighet att logga in i AVS webbshop och lägga beställningar samt hantera ordrar behandlar vi kontaktuppgifter (för inloggning), betalningsuppgifter samt annan information du delar med oss som kan kopplas till dig som individ. För att kunna ge dig en bättre användarupplevelse samt ha möjlighet att skicka relevanta erbjudanden till dig använder vi Cookies i webbshopen, se mer information om Cookies under punkt 2.5 ovan. Vi kommer att be om ditt samtycke (artikel 6.1(a) GDPR) för att placera icke nödvändiga Cookies. Behandlingen av inloggningsuppgifter och kontouppgifter är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna ge dig tillgång till våra tjänster och kundverktyg (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi balanserar dina intressen mot våra. Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge organisationen du representerar har ett pågående avtal med oss och i 12 månader därefter. Notera att personuppgifterna även bevaras för de ändamål som anges i punkt 2.12 nedan.

2.7 AVS applikation

För att kunna ge representanter/kontaktpersoner hos våra kunder och leverantörer tillgång till vår applikation (”AVS appen”) och möjlighet att använda dess funktioner behandlar vi kontaktuppgifter, företagsinformation, korrespondens och dokumentation samt information om kvalifikationer (gäller för konsulter). Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna ge dig tillgång till våra tjänster och kundverktyg (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi balanserar dina intressen mot våra. Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge organisationen du representerar har ett pågående avtal med oss och i 12 månader därefter. Notera att personuppgifterna även bevaras för de ändamål som anges i punkt 2.12 nedan.

2.8 Marknadsföring

För att skicka dig relevanta erbjudanden, nyheter och information om våra produkter och tjänster kommer vi att behandla kontaktuppgifter och företagsinformation om dig samt information om din önskan att prenumerera/avregistrera dig. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster (artikel 6.1 (f) GDPR). Vill du veta hur vi har gjort intresseavvägningen är du välkommen att höra av dig till oss. Du kan när som helst invända mot vår behandling och vi kommer då att upphöra med att behandla dina uppgifter för marknadsföringsändamål. Du kan invända genom att kontakta oss eller genom att avregistrera dig i våra e-postutskick. I vissa fall grundar vi vår personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål på ditt samtycke (artikel 6.1 (a) GDPR). Vi kommer då att inhämta ditt samtycke i samband med att uppgifterna samlas in, t.ex. när du registrerar dig för vårt nyhetsbrev.

Hur länge vi behåller dina personuppgifter beror på hur vi har samlat in uppgifterna. I regel behåller vi uppgifterna under pågående avtalsförhållande och i 24 månader därefter. Om dina uppgifter samlats in för marknadsföringsändamål från annan källa än dig (t.ex. från offentliga register) raderas uppgifterna i regel tre månader efter att de samlats in, förutsatt att det inte uppstått ett avtalsförhållande mellan oss och den organisationen du representerar (se i så fall lagringstiderna under punkt 2.2 ovan) eller du lämnat ditt samtycke till utskick av marknadsföring.

Vi kommer aldrig att sälja personuppgifter du delar med oss.

2.9 Profilering i marknadsföringssyfte

Vi utför profilering av dig som representant/kontaktperson i marknadsföringssyfte. Med “Profilering” avses en automatiserad behandling av dina personuppgifter i syfte att skapa en kundprofil för att förutsäga dina preferenser i egenskap av representant/kontaktperson för din organisation, såsom köpintressen.

Om du har samtyckt till analys- och marknadsföringscookies på avs.se kommer den information som samlas in genom Cookies att analyseras och samköras med annan kunddata vi har om dig i våra kundregister. Genom att skapa kundprofiler får vi kundinsikter som möjliggör för oss att visa annonser och skicka behovsanpassade erbjudanden och nyheter till dig rörande våra produkter och tjänster. Profileringen för dessa syften innebär ingen betydande påverkan på dig som kund.

Har du frågor om hur profileringsprocessen går till är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter hittar du i punkt 7. Du kan när som helst invända mot vår profilering för marknadsföring genom att kontakta oss (och vi kommer då att sluta med profilering för marknadsföring). Du kan också avsluta vår profilering för våra tjänster genom att säga upp tjänsten.

2.10 Publicering av bild/rörlig bild

För att informera om vår verksamhet publicerar vi bild/rörlig bild från företagsevent, mässor samt kund- och leverantörsbesök på avs.se, i vår webbshop, i våra nyhetsbrev samt i våra sociala medier. I den mån det är möjligt och lämpligt väljer vi bilder som inte möjliggör identifiering av en enskild person. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna informera om vår verksamhet (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. När så är lämpligt för en specifik bildpublicering kan vi även komma att inhämta ditt samtycke (artikel 6.1 (a) GDPR).

Om du inte vill att dina personuppgifter behandlas i vår information/marknadsföring har du rätt att göra en invändning till oss via kontaktuppgifterna i punkt 7. När behandlingen baseras på ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss.

Personuppgifterna behandlas så länge de är nödvändiga för att uppfylla ändamålet, det vill säga marknadsföra eller informera om vår verksamhet eller till dess att du invänder mot behandlingen eller återkallar ditt samtycke.

2.11 Utveckling av produkter och tjänster

För att förbättra våra produkter och tjänster kommer vi att behandla kontaktuppgifter, företagsinformation samt korrespondens och dokumentation (dina omdömen om våra produkter och tjänster). Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda bättre produkter och tjänster (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi sparar dina personuppgifter i enlighet med de lagringsperioder som annars anges i denna information, dvs. vi kommer inte att spara identifierbara uppgifter för detta ändamål under en period som är längre än den ursprungliga lagringsperioden.

2.12 Behandling för att följa lagar, rättsliga skyldigheter och frivilliga åtaganden

 

2.12.1 För att uppfylla rättsliga skyldigheter

 

2.12.2 Anspråk och klagomål

För att administrera, utreda och besvara anspråk (t.ex. reklamation eller garantianspråk) och klagomål kommer vi att behandla dina kontaktuppgifter samt eventuell annan information som du förser oss med avseende ditt anspråk eller klagomål. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna administrera ditt anspråk eller ditt klagomål (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att behålla dina personuppgifter under den period vi utreder och administrerar ditt anspråk eller ditt klagomål.

2.12.3 Tvister

För att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, i syfte att skydda våra juridiska rättigheter, kommer vi att behandla de kategorier av personuppgifter som är nödvändiga med hänsyn till tvisten och de inblandade parterna. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna skydda våra intressen i händelse av en tvist (artikel 6.1(f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi sparar dina personuppgifter så länge tvisten pågår och i upp till tio år därefter.

2.12.4 Fusioner och förvärv

För att överföra personuppgifter i händelse av en sammanslagning, ett förvärv eller en försäljning av alla eller delar av våra tillgångar kommer vi att behandla de kategorier av personuppgifter som omfattas av sammanslagningen eller förvärvet. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna genomföra en sammanslagning eller ett förvärv och överföra relevanta personuppgifter för detta ändamål (artikel 6.1 (f) GDPR). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Personuppgifter sparas inte regelmässigt för detta ändamål. 

3.1 Hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar huvudsakligen in dina personuppgifter direkt från dig (inklusive från din enhet) när du kommunicerar eller på något annat sätt interagerar med oss, till exempel genom en beställning, personlig kontakt, en offertförfrågan, en diskussion eller ett besök.

I vissa fall kan vi också samla in dina personuppgifter från andra källor, t.ex. från allmänt tillgängliga källor/register (t.ex. om du är den utsedda kontaktpersonen för ett företag som vi vill komma i kontakt med). Vi kan också samla in dem från det företag där du är anställd och genom sökningar på internet.

3.2 Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det bland annat för att fullgöra rättsliga eller avtalsmässiga förpliktelser. Om du inte lämnar de personuppgifter vi begär kan det innebära att vi inte kan ingå avtal med den organisation som du representerar eller fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag gentemot organisationen. Om du har några tvivel eller funderingar kring att lämna vissa personuppgifter, vänligen kontakta oss (se punkt 7 nedan) för ytterligare information.

Vi kan behöva dela dina personuppgifter med andra för att tillhandahålla våra tjänster samt för att följa lagar och regler. Detta gäller bl.a:

• IT-tjänsteleverantörer som sköter nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar, t.ex. internt använda system, plattformar och värdtjänster.

• Bank- och betaltjänstleverantörer vars tjänster vi använder för att hantera våra betalningstransaktioner.

• Koncernföretag.

• Leverantörer av analystjänster på vår webbplats

• Externa rådgivare och konsulter som hjälper oss inom olika områden av vår verksamhet (t.ex. jurister och revisorer).

• Potentiella köpare i händelse av en sammanslagning, ett förvärv eller en försäljning av alla eller delar av våra tillgångar.

• Myndigheter i händelse av en begäran.

• Domstolar i händelse av tvist eller annat förfarande.

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I vissa situationer kan de dock komma att behandlas utanför EU/EES, t.ex. när vi använder molntjänster eller tjänster för dataanalys och dessa aktörer är verksamma utanför EU/EES.

Vi ser alltid till att dina personuppgifter har en hög skyddsnivå, även när personuppgifterna behandlas utanför EU/EES. I de flesta fall kommer den importerande parten ha sitt säte i ett land som av EU-kommissionen har bedömts erbjuda adekvat skydd (t.ex. Storbritannien) eller följer EU-US Data Privacy Framework (artikel 45 GDPR). När så är nödvändigt och lämpligt ingår vi även EU:s standardavtalsklausuler (artikel 46 GDPR). Dessutom vidtar vi ytterligare tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder när det behövs.

Vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, transparent och rättvist sätt i förhållande till dig och att dina uppgifter är korrekta och uppdaterade. Du har vissa rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna i punkt 7.

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan, och senast inom en månad, från att vi tagit emot din begäran. Om vi inte kan besvara din förfrågan eller behöver mer tid på oss, kommer vi att förklara varför.

Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats (www.imy.se).

6.1 Rätt till tillgång

Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi gör det har du också rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar och varför vi gör det. Vidare har du rätt att få en kopia av alla personuppgifter som vi har om dig. Om du är intresserad av någon specifik information, vänligen ange detta i din begäran. Du kan till exempel ange om du är intresserad av en viss typ av information, såsom de specifika kontaktuppgifter vi har om dig, eller om du vill ha information från en viss tidsperiod.

6.2 Rätt till rättelse

Om de personuppgifter vi har om dig är felaktiga har du rätt att få personuppgifterna rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, inklusive genom att tillhandahålla kompletterande information. När vi har rättat eller kompletterat dina personuppgifter kommer vi att informera dem som vi har delat dina personuppgifter med (i förekommande fall) om uppdateringen, om det inte är omöjligt eller alltför betungande. Om du ber oss om det kommer vi också att berätta för dig vem vi har delat dina personuppgifter med. Om du begär att få uppgifter rättade har du också rätt att begära att vi begränsar vår behandling under den tid vi utreder ärendet.

6.3 Rätt till radering (rätt att bli bortglömd)

I vissa fall har du rätt att begära att dina personuppgifter raderas, t.ex:

• Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades, eller

• När personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.

Om vi raderar personuppgifterna på din begäran kommer vi även att informera dem som vi har delat dina personuppgifter med (i förekommande fall), om det inte är omöjligt eller alltför betungande. Om du frågar oss kommer vi också att berätta för dig vem vi har delat dina personuppgifter med.

6.4 Rätt att begära begränsning

Begränsning innebär att personuppgifterna märks så att de i framtiden endast får användas för vissa begränsade ändamål. Rätten till begränsning gäller:

• När du anser att personuppgifterna är felaktiga/ofullständiga och du har begärt rättelse. I så fall kan du också begära att vi begränsar vår behandling medan vi undersöker om personuppgifterna är korrekta/kompletta eller inte,

• Om behandlingen är olaglig men du inte vill att personuppgifterna ska raderas,

• När du har invänt mot behandlingen och under den tid vi kontrollerar våra berättigade skäl, eller

• När vi inte längre behöver personuppgifterna för de ändamål för vilka vi samlade in dem, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Även om du har begärt att vi ska begränsa vår behandling av dina personuppgifter har vi rätt att använda dem för lagring, för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annans rättigheter. Vi kan också använda personuppgifterna av skäl som rör ett viktigt allmänt intresse. Vi kommer att meddela dig innan begränsningen upphör att gälla.

Om vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter kommer vi även att informera dem som vi har delat dina personuppgifter med (i förekommande fall), om det inte är omöjligt eller alltför betungande. Om du frågar oss kommer vi också att berätta för dig vem vi har delat dina personuppgifter med.

6.5 Rätt att invända

Du har rätt att invända mot behandling som baseras på vårt berättigade intresse. Om du invänder mot användningen kommer vi, baserat på din situation, att utvärdera om våra intressen av att använda personuppgifterna väger tyngre än dina intressen av att personuppgifterna inte används för detta ändamål. Om vi inte kan ange tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina, kommer vi att sluta använda de personuppgifter du invänder mot - förutsatt att vi inte behöver använda uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Om du invänder mot användningen har du också rätt att begära att vi begränsar vår användning under den tid vi utreder ärendet.

Du har alltid rätt att invända mot och avregistrera dig från direktmarknadsföring.

6.6 Rätt till dataportabilitet

Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller ett avtal mellan oss har du rätt att få ut de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig ("dataportabilitet").

6.7 Rätt att återkalla samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till en viss behandling. Ditt återkallande kommer inte att påverka lagligheten av den hanteringen av dina personuppgifter som redan har utförts.

6.8 Hur du utövar dina rättigheter och rätten att klaga

Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Om du har invändningar eller klagomål om hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss så gör vi vårt bästa för att hjälpa dig. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den tillsynsmyndighet där du bor, arbetar eller där du anser att en överträdelse har ägt rum. I Sverige är tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) (Integritetsskyddsmyndigheten Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se).

Har du frågor om hur vi behandlar personuppgifter, men inte hittar svaret i denna informationstext, vänligen hör av dig till oss.

Telefon: 010-551 10 00
E-post: dataskyddsansvarig@avs.se
Adress: Pilotgatan 7, 212 39 Malmö

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna informationstext från tid till annan. Vi kommer att informera dig om eventuella ändringar genom att publicera den uppdaterade informationstexten på vår webbplats. Om vi gör några väsentliga ändringar kommer vi att skicka ett meddelande till dig via epost.